1. Мета проєкту:
Створити єдину вебсистему для управління:
клієнтами;
замовленнями;
виробничими етапами;
обладнанням;
працівниками;
підрядниками;
постачальниками;
складом;
оплатами;
заборгованостями;
зарплатою;
плануванням фінансів;
автоматичними повідомленнями.
Система повинна замінити окремі таблиці, записи в месенджерах, ручний облік замовлень і розрізнені фінансові дані.
Основне завдання — у будь-який момент бачити:
де знаходиться кожне замовлення;
хто його виконує;
на якому обладнанні воно виготовляється;
які етапи вже виконані;
які матеріали використані;
скільки замовлення коштує;
скільки оплачено;
хто кому винен;
скільки потрібно заплатити працівникам, підрядникам і постачальникам;
скільки коштів є на кожному рахунку або в касі;
які платежі заплановані;
реальну прибутковість кожного замовлення.
2. Формат системи
Система повинна бути вебзастосунком, доступним через браузер:
на комп’ютері;
планшеті;
телефоні.
3. Основні користувачі системи
У системі повинні бути ролі та права доступу.
Основні ролі:
Власник / адміністратор.
Менеджер.
Дизайнер.
Друкар.
Оператор плотера.
Працівник постобробки.
Клієнт.
Інші ролі, які адміністратор зможе створювати самостійно.
Для кожної ролі повинна бути можливість налаштувати:
перегляд розділів;
створення;
редагування;
видалення;
погодження;
доступ до фінансів;
доступ до зарплат;
доступ до собівартості;
доступ до персональних даних.
5. Основні модулі системи
5.1. Контрагенти
У системі не потрібно окремо створювати клієнтів, постачальників і підрядників.
Повинен бути єдиний довідник «Контрагенти».
Один контрагент може одночасно бути:
клієнтом;
постачальником;
підрядником;
партнером.
Картка контрагента повинна містити:
назву або ПІБ;
тип;
ЄДРПОУ або податковий номер;
контактну особу;
телефон;
email;
Viber;
Telegram;
адресу;
реквізити;
умови оплати;
знижку;
кредитний ліміт;
історію замовлень;
історію оплат;
дебіторську заборгованість;
кредиторську заборгованість;
взаємозаліки;
прикріплені документи;
коментарі.
5.2. Замовлення
Кожне замовлення повинно мати унікальний номер.
Картка замовлення повинна містити:
номер;
дату створення;
клієнта;
менеджера;
назву продукції;
опис;
тираж;
розміри;
матеріал;
кольоровість;
вид друку;
вид порізки;
ламінування;
постобробку;
пакування;
дедлайн;
пріоритет;
ціну;
собівартість;
оплату;
залишок боргу;
відповідального;
прикріплені макети;
погодження макета;
історію змін;
коментарі;
статус;
виробничий маршрут;
QR-код або штрих-код.
До одного замовлення повинна бути можливість додати декілька позицій.
Наприклад:
етикетки;
листівки;
коробки;
банери;
наклейки;
візитки.
5.3. Статуси замовлення
Статуси повинні бути налаштовуваними.
Базові статуси:
нове;
розрахунок;
очікує погодження;
очікує оплату;
макет у роботі;
макет погоджено;
запущено у виробництво;
друк;
ламінування;
порізка;
постобробка;
передано підряднику;
отримано