Обработка «Свертка Информационной Базы»
1. Назначение.
Обработка предназначена для сворачивания информационных баз «1С Предприятие 8». В процессе работы с программой, постоянно происходит увеличение размера информационной базы «1С Предприятия», за счет добавления данных по регистрам и ввода все большего количества документов. В результате этого со временем замедляется работа с базой данных, требуется все больше места на диске для хранения данных, документы прошлых периодов становятся уже не нужными.
Задача этой обработки: получить остатки по регистрам на дату свертки, перенести их корректно на эту дату соответствующими документами, а затем очистить движения по регистрам за прошлые периоды работы с программой и удалить документы за эти периоды. После чего можно сжать базу данных для увеличения производительности и уменьшения размера информационной базы «1С Предприятия».
2. Общее описание работы.
Обработка «Свертка Информационной Базы» разработана для платформы «1С Предприятие 8» (протестирована на платформах 8.2 и 8.3) и предназначена для работы с любой конфигурацией для этой платформы. Обработка представляет собой внешнюю обработку для «1С Предприятия». Включать ее в состав конфигурации не рекомендуется.
Прежде чем сворачивать базу, с помощью обработки, необходимо (ОБЯЗАТЕЛЬНО!!!) сделать копию информационной базы.
Свертка информационной базы состоит из нескольких этапов:
1. Создание документов остатков по регистрам (бухгалтерии, накопления, сведений и расчета) на дату свертки информационной базы. Документы остатков формируются следующими документами: Корректировка записей регистров (для регистров накопления, сведений, расчета) и операция (для регистров бухгалтерии).
2. Очистка этих регистров (движений) начиная с даты самого первого движения и по дату свертки.
3. Установка пометки на удаление по документам, по которым были очищены движения.
4. Непосредственное удаление документов из базы данных.
5. Проверка остатков на дату свертки.
Примечания:
1. Пункт 3 можно пропустить, т.е. произвести сразу непосредственное удаление документов для экономии времени.
2. После удаления документов из базы данных, размер информационной базы не уменьшится, для уменьшения размера базы, необходимо произвести сжатие базы данных специальными средствами (обработка этого не делает).
При однократном запуске обработки «Свертка Информационной Базы», можно сразу выполнить все этапы, описанные выше, а можно их выполнить в определенной последовательности, запуская обработку на выполнение несколько раз. Также можно сворачивать объекты конфигурации (регистры, документы) выборочно. Это достигается установкой соответствующих параметров обработки.

3. Запуск и настройка параметров обработки.
Запуск обработки осуществляется обычным способом: в режиме «1С Предприятие», например, можно воспользоваться меню «Файл-Открыть» или соответствующей пиктограммой.
Далее, в случае необходимости, нужно произвести необходимые настройки. В общем случае, когда нужно за один проход свернуть всю базу, можно принять все настройки по умолчанию.
Важно!!!. Обязательным является только указание даты свертки, на эту дату будет сворачиваться информационная база.
Окно запуска обработки представлено на рис. 1. Как уже говорилось выше, базу можно свернуть как за один запуск обработки, так и запускать ее несколько раз, сворачивая только определенные регистры или документы, а также с помощью соответствующих настроек выполнять отдельные этапы свертки базы данных отдельно. Поэтому, перед запуском обработки, необходимо настроить параметры обработки.
Настройки обработки определяются на двух «закладках»: «Общие настройки» (рис. 1 (слева)) и «Настройка способа свертки» » (рис. 2 (справа)). В общем случае, можно принять настройки по умолчанию, тогда будет свернута вся информационная база полностью.
Параметры на закладке общие:
• «Дата свертки» – здесь указывается дата свертки с точностью до секунды, обычно конец месяца, квартала, полугодия, года.
• Группа «Ограничения» :
«Ограничивать количество записей в запросе» – определяет максимальное количество записей в запросе к базе, влияет на производительность (по умолчанию 10 000, получено экспериментальным путем);
• Группа «Документы остатков» – определяет параметры, влияющие на создание документов остатков :
«Создавать документы остатков» – при включенном флаге будут создаваться документы остатков, а при отключенном не будут.
Важно!!!. При повторном запуске обработки для свертки одного регистра (по которому документы остатков уже сформированы ), это флаг нужно отключать, чтобы избежать дублирование записей в документах остатков.
«Только создавать документы остатков» - при включенном флаге, будут созданы только документы остатков по выбранным регистрам, регистры очищаться не будут.
«Устанавливать активность проводок сразу» - установка этого флага влияет на то, будут ли в документах остатков движения по регистрам активированы сразу, или активность проводок будет отключена (позже можно будет активировать движения в документах ).
• Группа «Удаление документов» :
«Удалять документы непосредственно» - если флаг включен, удаление документов будет происходить сразу из базы, в противном случае, ,будет выполнена пометка документов на удаление.
«Удалять документы без контроля движений» - если флаг включен, не производится контроль того содержит ли документ движения по регистрам, если флаг отключен, то документы у которых есть движения хотя бы по одному регистру удалены не будут.
Важно!!!. Пользоваться этой опцией, с включенной галочкой «Удалять документы без контроля движений», необходимо крайне осторожно.
• Группа «Информационные сообщения» - позволяет включить вывод важных информационных сообщений в текстовый файл, для этого необходимо указать имя файла.
Вкладка «Настройка способа свертки» (рис. 1) служит для того, чтобы указать обработке, какие объекты необходимо обрабатывать. Слева расположены дополнительные закладки: «документы», «Регистры сведений», «Регистры накопления», «регистры бухгалтерии», «регистры расчета». По умолчанию на каждой из этих закладок, на всех объектах конфигурации установлен параметр «На дату». Для того, чтобы отключить (убрать) какой-нибудь объект или группу объектов из обработки, необходимо перейти на соответствующую вкладку, затем нужно их выделить, нажать кнопку «Изменить для выбранных» и указать «Не обрабатывать». Для выделения объектов можно воспользоваться комбинациями «Ctrl - A» (выделить все), «Ctrl - мышка» (выделить по одному), «Shift - мышка» (выделить группу).
Вкладка «Документы ввода остатков» позволяет работать с документами остатков (рмс. 2). На этой вкладке можно просмотреть документы остатков, для этого необходимо указать дату свертки (рис. 1). Документы остатков определяются датой свертки, типом документа (Корректировка записей регистров и Операция), а также комментарием (присутствует слово «свертка»). В окне, изображенном на рис. 2, отображается список документов остатков и признак пометки удаления и активации движений по этим документам. В указанном окне можно помечать документы остатков на удаление, отменять пометку на удаление, снимать и устанавливать активность движений этих документов.
Важно!!!. Рекомендуется для указанных в предыдущем абзаце операций пользоваться данной вкладкой для информационных систем, у которых настроен обмен данными между базами данных, так как обработка отменяет регистрацию изменений по обрабатываемым регистрам и документам.
Вкладка «Регистры» (рис.3) отображает список регистров системы по которым можно, с помощью обработки, отключить или включить итоги. Работа обработки с отключенными итогами ускоряет работу обработки, но ограничивает использование системы во время работы обработки.

4. Работа с обработкой.
После того, когда установка всех параметров завершена, можно приступать к свертке информационной базы, для этого нужно нажать на кнопку «Выполнить» . Можно также настройки принять по умолчанию, в этом случае будет свернута вся база на дату свертки. Но с помощью настроек обработки можно выполнять свертку информационной базы в несколько этапов и в удобное для рабочего процесса время. Обработка не требует установки монопольного режима и может быть запущена, когда с системой работают пользователи. Но нужно учитывать, что для пользователей, работающих в данный момент с базой, могут быть не актуальными остатки по определенным регистрам, которые в настоящий момент сворачиваются и не полностью свернуты. Следует принять во внимание, что для больших информационных баз 1С Предприятие 8, процесс свертки может занимать довольно продолжительное время и зависит от объема сворачиваемого периода. Обычно этап создания документов остатков занимает не очень много времени, долго выполняется этапы очистки регистров и удаления или пометки документов. Если объем информации большой, рекомендуется сначала создать документы остатков по сворачиваемым регистрам, а затем приступить к очистке этих регистров. А документы удалять после очистки всех регистров. Этап создания документов остатков по сворачиваемым регистрам всегда должен быть первым. Важно!!! К очистке регистров можно приступать только после создания по этим регистрам документов остатков. Иначе, в итоге будут получены не достоверные данные. Также рекомендуется запускать сворачивание по ключевым, наиболее важным для пользователей регистрам в не рабочее время. Когда по регистру запускается только очистка (документы остатков уже созданы), необходимо снять галочку «Создавать документы остатков».
По регистрам бухгалтерского учета создаются документы остатков «Операция», по каждому счету создается отдельный документ. По всем регистрам накопления создаются документы «Корректировка записей регистров», по каждому регистру – отдельный документ.
Регистры сведений сворачиваются следующим образом:
• По регистрам, которые зависят от регистратора, создается документ «Корректировка записей регистров». Причем в качестве регистратора у них уже будет выступать документ «Корректировка»
• Для Периодических регистров сведений, которые не зависят от регистратора, документы остатков не создаются, а просто переносятся актуальные данные на дату свертки.
• Не периодические регистры сведений не сворачиваются и не очищаются.
Для регистров расчета также создаются документы остатков «Корректировка записей регистров», но если эти данные не нужны (например, история по заработной плате или удержаниям сотрудников), документы остатков можно не создавать, а просто очистить эти регистры за определенный период.
Для информационных систем «1С Предприятие 8», для которых используется и настроен обмен данными между базами, обработка при создании документов или очистке регистров, отменяет регистрацию этих объектов , т.е. изменения в сворачиваемой информационной базе не отразятся на базах с которыми эта база обменивается данными.
В заключении отмечу, обработку можно для свертки запускать много раз, главное правильно выставлять параметры. В процессе очистки регистров или удалении документов обработку можно в любой момент прервать (клавиша Ctrl - Break ) .