Онлайн-школа німецької мови Kashuba Online росла швидко — і захлинулась у ручній роботі. Адміністратор витрачав від 1 до 3 годин на реєстрацію кожного нового учня. Вручну. Без CRM. Без автоматизації. При 200+ учнях це десятки годин рутини щотижня.

Я побудував систему, яка робить це за нуль секунд участі адміністратора.

ЩО БУЛО ДО

Не було CRM — жодного єдиного реєстру учнів. Не було автоматизації — кожна дія руками. Реєстрація одного учня займала від 1 до 3 годин роботи адміністратора. Людський фактор постійно створював помилки, дублі та плутанину з групами.

ЩО СТАЛО ПІСЛЯ

Учень заповнює одну форму на сайті. Система автоматично створює клієнта в CRM, видає абонемент, генерує унікальний код доступу і надсилає email з усіма деталями — кодом, посиланням на Google Meet і кнопкою додавання заняття в Google Календар. Далі учень сам записується на заняття через календар зі своїм кодом. Нагадування про заняття теж надходять автоматично. Адміністратор у процесі реєстрації не бере участі взагалі.

Учень фізично не може записатись на чужу групу — система не дозволить технічно.

МАСШТАБУВАННЯ

Нова група? Не треба переписувати автоматизацію. Один новий рядок у таблиці — і система готова приймати учнів нової групи.

РЕЗУЛЬТАТ

Час на одного учня: було 1-3 години, стало 0. Участь адміністратора в реєстрації: була обов'язковою, тепер не потрібна. Помилки і дублі: були можливі, тепер виключені. Додавання нової групи: займало години налаштувань, тепер 2 хвилини.

200+ учнів. Нуль ручної роботи.

ЩО ВИКОРИСТАВ

Wlaunch — CRM для освітніх бізнесів (я офіційний інтегратор). Make — автоматизація процесів (я сертифікований спеціаліст). Brevo — транзакційні email. Google Meet — відеозаняття з автоматичним додаванням у календар.

Якщо у вас онлайн-школа, курси або будь-який бізнес з повторюваними процесами реєстрації клієнтів — я можу побудувати таку ж систему для вас.

Олександр Шешлюк
Fractional CTO | Lead PM | IT-архітектор
Офіційний інтегратор Wlaunch. Сертифікований спеціаліст Make.
sheshliuk.com